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    El uso de las tecnologías de la información y la comunicación en un sistema de gestión documental: Evaluación de alternativas de solución para El Fondo de Protección de lisiados y discapacitados a consecuencia del conflicto armado (FOPROLYD)
    (2018-04-01) Martínez Pérez, Patricia Verónica; Morales Gómez, Carlos Alfredo; Cruz Jurado, María Blas
    La presente investigación se encuentra distribuido en cuatro apartados; el primero está referido a las definiciones básicas de documento y gestión documental; en el que, para la sistematización de la información obtenida sobre la temática, se analizó la bibliografía consultada de acuerdo a los criterios de interés, sus características y diferencias entre documento convencional y electrónico, metadatos, los beneficios y requisitos de la gestión documental. El segundo apartado presenta la definición de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (en adelante TIC) y de un sistema de Gestión de Documentos electrónicos. Como tercer apartado se describe en términos generales los software, factibles como herramientas de gestión de documentos electrónicos existentes en el mercado internacional y nacional. Seguidamente, en el cuarto apartado, se desarrollan los aspectos fundamentales y las fases que debe incluir un proyecto de digitalización; además hace referencia a la información obtenida a través de la técnica del análisis de contenido, a fin de dar a conocer los antecedentes, historia, estructura organizativa y funciones del FOPROLYD. Un tercer apartado, en el que se establecen los antecedentes de gestión documental en FOPROLYD, a partir de la implementación de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP), creación de la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP), Unidad de Gestión de Documentación y Archivo Institucional (UGDAI), hasta el reconocimiento otorgado por el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) en materia de gestión documental en el 2016. Seguidamente, el cuarto apartado, en el que se presenta la información recopilada mediante las técnicas de la observación directa y entrevista estructurada, realizada al actual Jefe de la UGDAI y UAIP de FOPROLYD, a fin de conocer la situación actual que hacen del uso de las TIC en dicha institución, enfocado a lo que el IAIP evaluaría durante el año 2017, aplicado en la gestión documental. Posteriormente, se presenta el marco normativo de gestión documental y archivística, que debe considerar FOPROLYD para implementar un Sistema de Gestión Documental, tanto de legislación nacional como normas internacionales, nacionales e institucionales aplicables. Finalmente, presenta la “Propuesta integral de uso de las TIC en el Sistema de gestión Documental de FOPROLYD”, el cual está conformado de tres apartados siguientes: Propuesta de Política de uso del correo electrónico institucional del FOPROLYD, Propuesta de Manual de procedimientos para la elaboración de documentos administrativos del FOPROLYD, Propuesta de Proyecto de digitalización de expedientes de beneficiarios del FOPROLYD, integrado a una base de datos, incluye los costos de implementación de tres software de gestión documental y el comparativo para evaluación de adquisición de dichos softwares.