Guía ilustrada de conformación del Expediente de Compras según los procedimientos archivísticos de la documentación en el debido cumplimiento de la nueva Ley de Compras Públicas
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Date
2025-12
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Publisher
Universidad de El Salvador. Facultadad de Ciencias y Humanidades.
Abstract
Los Archivos de Gestión u oficina son la fase activa de los documentos que se encuentran en trámite. El valor primario de los documentos radica en que son el testimonio de la gestión administrativa, y otorgan funciones, deberes, derechos a las instituciones y personas involucradas en ello. En esta primera fase del ciclo vital de los documentos es donde inicia el proceso archivístico para su correcta organización; las instituciones deben tener la documentación debidamente organizada, y para lograr dicho resultado, es necesario que cada unidad administrativa tenga claro los procesos y procedimientos asignados; conocer cómo surgen los procedimientos, cómo se deben llevar a cabo según el cumplimiento de la legislación que
regula y establece la manera de realizar las diversas actividades o procesos de índole administrativo o técnico , por lo tanto, es deber de cada institución estar al tanto de las nuevas disposiciones legales y técnicas establecidas en leyes, normas, lineamientos jurídicos que establecen las autoridades gubernamentales fiscalizadoras que regulan gestión administrativa o técnica. El presente estudio trata sobre tema con enfoque archivístico del proceso de compras que realizan las instituciones gubernamentales, específicamente el caso aplicado de la Universidad de El Salvador. Dicho estudio es identificar cómo se conforma el expediente Reglado, denominado Expediente de Compras, según la Normativa Nacional de Archivo de El Salvador emitida en el año 2013 por el Archivo General de la Nación de El Salvador,
nos indica que los “Expedientes reglados (sometidos a procedimientos o de trámite): Es el conjunto organizado de documentos relacionados entre sí por una relación de causa y efecto,
ya que son eslabones que representan las actuaciones, diligencias o procedimientos previstos o regulados bajo una norma institucional (sea interna, nacional o internacional) con el
objetivo de resolver un asunto, sea cual Fuere su resultado. Ejemplos: expedientes académicos, laborales, de salud, de ejecución de un proyecto, de una compra o adquisición de
bienes y servicios”. En tal sentido la investigación se desarrolló bajo la línea de investigación de “Administración y Legislación en Gestión Documental y Archivo” del Curso de
Especialización: Gestión Documental y Administración de Archivo, se llevó a cabo en la Facultad de Ciencias Naturales y Matemática de la Universidad de El Salvador.
El principal objetivo fue desarrollar una guía ilustrada que tipifique los documentos que nacen en el proceso de compras que realiza la UES en el debido cumplimiento a la nueva
Ley de Compras Públicas y a los lineamientos emitidos por la Dirección Nacional de Compras (DINAC) esta última el ente fiscalizador y rector de dicha ley emitida en el año
2023. La propuesta dicha guía ilustrada aplicado al proceso de conformación de Expediente de Compras es dar a través de la académica un aporte de fácil comprensión y apoyo para el
personal de la UES en cuanto a la organización del Expediente de Compras, a su vez ser referente para otras instancias del país que trabajan con procesos administrativos relacionados
a dicha ley en cuanto a los tipos documentales que conforman dicho expediente. La buena gestión y organización documental permitirá la fácil recuperación de los documentos en todo su ciclo de vida,
lo cual es importante al momento de la identificación y búsqueda de la información.
Description
Keywords
Expediente de compras, Procesos archivísticos, Archivo, Legislación archivística, DINAC, Archivo de gestión
Citation
Deras Avelar, J. C., Díaz Castillo, S. E., Nieto de Sánchez, R. A., (2025) Tobar de Avelar, F. M. (2025) Guía ilustrada de conformación del Expediente de Compras según los procedimientos archivísticos de la documentación en el debido cumplimiento de la nueva Ley de Compras Públicas [licenciatura en Biblioteconomía y Gestión de la información. Universidad de El Salvador, Facultad de Ciencias y Humanidades.]